Heeft u een vraag? Bel +31 (0) 10 7600 928 of ga naar onze Support pagina

Support

Op deze pagina informeren wij u over de werkwijze van de inhuurdesk en geven wij antwoord op veelgestelde vragen. Indien u direct contact wilt met de inhuurdesk, dan vindt u aan de rechterkant onze contactgegevens.

Welke gevolgen heeft de invoering van de wet DBA?

Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA)
De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA) is op 2 februari 2015 door de Eerste Kamer goedgekeurd. Vanaf 1 mei vervangt deze wet de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR). Vooralsnog heeft de regering een overgangsperiode ingesteld tot 1 mei 2017. Voorwaarde is dat organisaties per 1 mei aanstaande werken met modelovereenkomsten en hun processen volgens de nieuwe richtlijnen hebben of gaan inrichten.

Ter vervanging van de VAR moeten opdrachtgevers en opdrachtnemers vanaf 1 mei 2016 werken met een “Sectorale Modelovereenkomst” en/of een door de fiscus goedgekeurde “Overeenkomst van Opdracht”. Aan de hand van deze overeenkomsten vrijwaart de fiscus de afdracht van loonheffingen.

Het doel van de nieuwe Wet DBA is het voorkomen van schijnzelfstandigheid en (vooral) het mislopen van loonheffingen. Bij schijnzelfstandigheid geldt het volgende niet: minimaal 3 opdrachtgevers, maximaal 70% omzet bij 1 opdrachtgever en geen gezagsverhouding.

Uit marktonderzoeken blijkt dat het overgrote deel van de externen niet voldoen aan de nieuwe wet- en regelgeving. Bij het aanhouden van de huidige contractafspraken brengt dit aanzienlijke financiële en ook rechtspositionele risico’s met zich mee.

Opdrachtnemers die door deze transitie te maken krijgen met een beëindiging van een langdurige opdracht kunnen daardoor in de problemen komen. Voor deze zelfstandigen geldt dat er mogelijk al jaren sprake is van een schijnzelfstandigheid (en dus een afhankelijkheidspositie), waarbij te weinig is geïnvesteerd in het eigen netwerk, er te weinig andere opdrachtgevers zijn geweest en betreffende zelfstandigen plots zonder inkomen komen te zitten. Op dat moment kunnen ze bij huidige of voorgaande opdrachten een claim voor een dienstverband neerleggen. In deze gevallen kan er dus ook nog een naheffing vanuit de Belastingdienst volgen voor wat betreft de sociale premies.

Achtergrond
Een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) was voorheen een document dat werd afgegeven door de Belastingdienst, waarin vermeld werd wat de status van een zelfstandige is. Opdrachtgevers die ZZP’ers inhuurden die beschikken over een VAR waren hierdoor gevrijwaard van mogelijke aanspraken van de Belastingdienst ten aanzien van loonbelasting en sociale premies.

Wat verandert er?
Bij de nieuwe Wet DBA zijn Opdrachtgever en Opdrachtnemer samen verantwoordelijk voor de correcte uiteenzetting van de tussen hen zijnde arbeidsrelatie. Dit is vastgelegd in de “Sectorale Modelovereenkomst” of een “Overeenkomst van Opdracht”. Vooral het toezicht op de correcte uitvoering van de opdracht en een toetsing op de status van de zelfstandige is een grote wijziging. Deze verantwoordelijk komt immers ook bij de opdrachtgever te liggen.

Waarom geen VAR meer?
De VAR was in de praktijk een prima en praktische oplossing. Beschikte de opdrachtnemer over de juiste VAR, dan was de opdrachtgever gevrijwaard van het inhouden en afdragen van loonheffingen. Door het gemakkelijk kunnen verkrijgen van een VAR zijn er echter relatief veel situaties van schijnzelfstandigheid ontstaan. De VAR heeft er daarnaast voor gezorgd dat de Belastingdienst, door het grote aantal schijnzelfstandigen, te veel geld is misgelopen. Een zelfstandige draagt door diverse fiscale voordelen immers minder premies af dan de loonheffingen die voor een werknemer in een dienstverband gelden.

Business case
De belastingdienst gaat per 1 mei 2016 een groot aantal controleurs aanstellen om toe te zien of partijen op een correcte wijze uitvoering gaan geven aan de Wet DBA. Deze controleurs gaan hun salaris terugverdienen. Naheffingen en sancties gaan volgen, waarbij gestart zal worden bij branches waar momenteel het meeste sprake is van wantoestanden en schijnconstructies.

 

https://belastingdienst-in-beeld.nl/themas/zzpderegulering-beoordeling-arbeidsrelaties-dba/factsheet-zzpderegulering-beoordeling-arbeidsrelatie-dba/

Welke procedureregels gelden er voor een marktplaats?

PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden geeft op haar website onderstaand antwoord:
Bij een marktplaats wordt een opdracht alleen op de marktplaats aangeboden (en niet tevens op TenderNed). Een dergelijke werkwijze is te beschouwen als een meervoudige onderhandse procedure (met heel veel deelnemers).

De regels van afd. 1.2.4 van de Aanbestedingswet 2012 zijn dan van toepassing:

  • Gelijke behandeling van inschrijvers
  • Gunningsbeslissing moet gemotiveerd aan alle inschrijvers worden meegedeeld.
    Let op: Uit de Aanbestedingswet 2012 kan worden afgeleid dat de motiveringsplicht bij de meervoudig onderhandse procedure minder vergaand is dan die voor Europese procedures. Volstaan kan worden met het geven van de redenen waarom de aanbestedende dienst of speciale-sectorbedrijf tot een bepaalde keuze is gekomen. Mogelijk dat een algemene mededeling aan alle afgewezen inschrijvers waarin wordt meegedeeld waarom de opdracht naar een andere partij is gegaan kan volstaan.
  • Redelijke eisen, voorwaarden etc., Gids proportionaliteit is van toepassing.
  • De Gids proportionaliteit schrijft voor (voorschrift 3.4B) dat een aanbestedende dienst in een meervoudig procedure tenminste drie en ten hoogste vijf ondernemers uitnodigt tot het doen van een inschrijving.
    Let op: Aan dit voorschrift voldoet een marktplaats niet, er worden immers heel veel ondernemingen uitgenodigd om een aanbieding te doen. Van de voorschriften uit de Gids kan echter gemotiveerd worden afgeweken. Het feit dat de kosten voor deelnemende ondernemers bij een marktplaats laag zijn zou een motivering kunnen vormen om af te wijken van dit voorschrift.

Bron Pianoo: http://www.pianoo.nl/metrokaart-nieuwe-aanbestedingsregelgeving-faq/welke-procedureregels-gelden-er-voor-marktplaats

Procedure aanvraag tot en met gunning

Vragen stellen:
De deadline voor het stellen van vragen kunt u terugvinden in de planning van de opdracht. Vragen met betrekking tot deze aanvraag kunt u alleen stellen via de button in deze aanvraag. In het kader van de Aanbestedingswet verzoeken wij u nadrukkelijk geen telefonisch of per e-mail contact op te nemen met de Inhuurdesk of opdrachtgever om vragen te stellen inzake deze aanvraag. Vragen inzake deze aanvraag kunnen uitsluitend in de webapplicatie van de Inhuurdesk gesteld worden. De antwoorden op deze vragen worden op de in de planning aangegeven dag gepubliceerd.

Aanbieden kandidaten:
De deadline voor het aanbieden van kandidaten kunt u terugvinden in de planning van de opdracht, na deze termijn is het niet meer mogelijk om een aanbieding op deze aanvraag te doen.
Aanbiedingen rechtstreeks verzonden naar de opdrachtgever worden uitgesloten van deelname.

Toelichting op procedure en gunning:
U als aanbieder geeft aan in welke mate uw aanbieding voldoet aan de knock-out en selectiecriteria. Het systeem rankt dan automatisch de aanbiedingen op basis van hoogte score - laagste tarief. De aanvrager ontvangt van de Inhuurdesk een top x aan kandidaten met de hoogste score. Indien er meerdere aanbiedingen met gelijke score zijn, wordt het tarief meegenomen in ranking en de beoordeling (dus de aanvrager ontvangt de aanbiedingen met de hoogste scores en meest voordelige aanbiedingen voor wat betreft tarief).

Alleen bij onvoldoende aanbiedingen met 100% score worden aanbiedingen met lagere score beoordeeld en eventueel doorgezet naar de aanvrager.
De beste aanbiedingen worden door de manager uitgenodigd voor een intake.
De kandidaten ontvangen hier uiterlijk de dag voor de geplande intake een uitnodiging voor.

Terugkoppeling op aanbieding:
Indien u nog geen terugkoppeling op uw aanbieding heeft ontvangen, is uw kandidaat niet uitgenodigd voor de eerste gespreksronde. In het geval er uit de gesprekken geen geschikte kandidaat naar voren komt, worden de volgende CV's beoordeeld: zo nodig te herhalen tot de selectie is voltooid. Mogelijk wordt uw kandidaat in een tweede gespreksronde alsnog uitgenodigd. Wij streven er naar u zo snel mogelijk terugkoppeling te geven over de status van uw aanbieding. Wij verzoeken u vriendelijk de status in de applicatie af te wachten en geen contact op te nemen met de Inhuurdesk.

De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien de kandidaat in de afgelopen twaalf maanden reeds eerder op een intakegesprek bij de opdrachtgever is geweest voor dezelfde of een vergelijkbare functie en hieruit is gebleken dat de kandidaat onvoldoende geschikt is geweest.

Intake:
In het kader van de grondbeginselen van de aanbestedingswetgeving wordt de kandidaat alleen gesproken. Er dient een gelijke behandeling voor elke partij in het inkooptraject te zijn.

Gunning:
Op basis van de aanbieding met beste score op gunningcriteria, prijs en het intakegesprek selecteert de manager de voor hem/haar best passende kandidaat. De gunning wordt gepubliceerd op de website van de Inhuurdesk.

Verdere informatie:
Expliciet vermelden wij dat eventuele verblijfskosten en de reisduur voor woon-werkverkeer niet door de opdrachtgever voor vergoeding in aanmerking komen. De opgegeven prijs dient marktconform en reeel te zijn. Marktconform en reeel houdt in dat inschrijvers eerlijke, kostendekkende en in de markt gebruikelijke prijzen dienen op te geven, als basis voor een gezonde overeenkomst. Het doel hiervan is te voorkomen dat prijzen worden ontvangen die te veel afwijken van hetgeen in de markt gebruikelijk is, welke enerzijds de gunningsmethodiek negatief beinvloeden en anderzijds praktisch niet toepasbaar zijn.

Urenregistratie, facturatie en uitbetaling

Uren, facturen en uitbetaling
De Inhuurdesk neemt u het werk zoveel mogelijk uit handen. Dat betekent dat de Inhuurdesk de facturen aanmaakt op basis van de door de opdrachtgever geaccordeerde uren en vergoedingen en als kassier fungeert (dit noemen we ‘reverse billing’). Daarmee wordt bedoeld dat de Inhuurdesk het geld ophaalt bij de opdrachtgever en na ontvangst uitbetaalt aan de leverancier. Als leverancier hoeft u slechts te controleren op juistheid en de voortgang te volgen.

In dit artikel zetten we de processen rondom het betalen van de gewerkte èn geaccordeerde uren voor u op een rij. Daarbij is het belangrijk dat u de afgesproken betaalkalender van de opdrachtgever (zie hieronder) volgt.

Afwijking van de tijdslijnen leidt namelijk tot vertraging van de betaling. U speelt zelf een belangrijke rol in een tijdige uitbetaling. Het is belangrijk dat u zorgt voor:

  1. Complete gegevens (e-facturatie + dossier) in het VMS systeem van de Inhuurdesk.
  2. Tijdige registratie èn goedkeuring van de gewerkte uren.


Ad 1. Complete gegevens (e-facturatie + dossier) in het VMS* systeem van de Inhuurdesk:
Een opdracht moet de status ‘definitief’ hebben bereikt. Dit betekent dat zowel de opdrachtgever (inhurende manager/budgethouder) als de leverancier/ZZP'er beiden de opdracht (digitaal) moeten accepteren.

Het kandidaat- en opdrachtdossier moeten compleet zijn. Daarvoor moeten alle (door de opdrachtgever gevraagde) documenten zijn geaccepteerd en opgevoerd in het VMS systeem èn, waar nodig, op juistheid zijn beoordeeld door de Inhuurdesk. ZZP'ers moeten hier bijvoorbeeld een juiste en geldige VAR-verklaring aanleveren.

Voor het opstellen van de e-facturen dienen alle financiële gegevens te zijn ingevuld. Zonder deze e-facturatiegegevens wordt er geen factuur aangemaakt en volgt er geen betaling. Benodigde gegevens zijn postcode, huisnummer, straatnaam, plaats, BTW-nummer, facturatie contactpersoon, e-mailadres facturatie contactpersoon, bank naam en bank IBAN. De verplichte velden worden zichtbaar indien u de leverancier gegevens gaat wijzigen. De velden zijn gemarkeerd met een blauwe ‘|’.

Het leveranciersdossier moet compleet zijn (niet van toepassing voor ZZP'ers). De WKA-verklaring en het Uittreksel van de Kamer van Koophandel (kvk) moeten zijn opgevoerd èn goedgekeurd door de Inhuurdesk.

Consequenties van incomplete gegevens in het systeem van de Inhuurdesk:

Opdracht niet definitief gewerkte uren kunnen niet worden geregistreerd.
Opdrachtdossier niet compleet gewerkte uren kunnen niet worden geregistreerd.
Ontbrekende financiële gegevens facturen kunnen niet worden aangemaakt.
Leveranciersdossier niet compleet  de factuur tussen leverancier en opdrachtgever kan niet worden aangemaakt (vertraging in betaling factuur).


Ad 2. Tijdige registratie en goedkeuring van de gewerkte uren

Als de opdracht is begonnen, moeten de uren worden geregistreerd en goedgekeurd voordat er een factuur kan worden opgemaakt. Als flexkracht of leverancier bent u verantwoordelijk dat de gewerkte uren wekelijks worden geregistreerd en ter goedkeuring worden aangeboden aan de manager in het VMS systeem van de Inhuurdesk. Dit dient uiterlijk de maandag na afsluiting van de week te gebeuren.

De inhurende manager van de opdrachtgever is verantwoordelijk dat de geregistreerde uren tijdig worden goedgekeurd. Als flexkracht of leverancier kunt u dit monitoren in het systeem van de Inhuurdesk door de status van de urenstaat te bekijken. Na goedkeuring door de manager krijgt een urenstaat de status ‘verzonden naar leverancier’.

Facturatie
Alleen de uren die zijn goedgekeurd worden, conform de betaalkalender zoals hieronder weergegeven, maandelijks gefactureerd (mits natuurlijk de digitale dossiers op orde zijn). Urenstaten die te laat de status ‘verzonden naar leverancier’ bereiken, worden pas met de eerst volgende factuurronde (dus een maand later) meegenomen. Tussentijdse facturatie is helaas niet mogelijk. Na facturatie door de Inhuurdesk krijgt een urenstaat de status ‘verwerkt door leverancier’.

U ontvangt als leverancier/ZZP'er een automatisch gegenereerde email wanneer de factuur is aangemaakt. U bent dan in de gelegenheid de factuur te controleren en gedurende 48 uur is het mogelijk een eigen factuurnummer in te voeren. Dit om een koppeling met de eigen administratie te vergemakkelijken. Deze laatste mogelijkheid is een optie. Wijzigt u niet binnen 48 uur het factuurnummer, dan wordt het automatisch gegenereerde factuurnummer gebruikt,  om het facturatie- en betalingsproces geen vertraging te laten oplopen. De digitale factuur voldoet aan de Wet en Regelgeving van de Belastingdienst.

Na ontvangst van de facturen betaalt de opdrachtgever binnen de afgesproken betaaltermijn. Betaling van leveranciers/ZZP'ers kan alleen plaatsvinden nà ontvangst van de verschuldigde bedragen van de opdrachtgever door de Inhuurdesk. Afhankelijk van de in de inhuurvoorwaarden afgesproken termijn betaalt de Inhuurdesk binnen 2 tot 5 werkdagen na ontvangst van de betaling van de opdrachtgever uit aan de leverancier/ZZP'er. Na betaling ontvangt de leverancier/ZZP'er een automatisch gegenereerde betaalspecificatie.

Samengevat: In de eerste dagen na afsluiting van een maand vindt facturatie plaats, conform de betaalkalender (zie kopje "betaalkalender"). Pas na betaling van de opdrachtgever aan de Inhuurdesk, worden leveranciers/ZZP'ers betaald door de Inhuurdesk. In verband met de betaaltermijn van de opdrachtgever (veelal 30 dagen) kan uitbetaling van de eerste gewerkte week 8 à 9 weken op zich laten wachten.

Alle betalingen worden bevestigd met een betaalspecificatie. Hierop worden alle betaalde facturen gespecificeerd met het hierboven benoemde factuurnummer. Indien er meerdere facturen worden betaald staan deze gespecificeerd op de betaa specificatie. De betaalspecificatie wordt digitaal verstuurd naar het E-facturatie emailadres welke vermeld staat in uw leverancierkaart in het VMS systeem. 

Nota Bene: afwijkingen van het hier beschreven proces is niet mogelijk. Door een leverancier/ZZP'er zelf gemaakte facturen worden NIET in behandeling genomen. U ontvangt hiervan GEEN bericht of notificatie.

 

*VMS = Vendor management System (applicatie)

Waarom wordt er door de Inhuurdesk een fee in rekening gebracht?

Om rechtmatige inhuur te garanderen, moeten zowel de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk als de leveranciers zich houden aan bepaalde vastgestelde procedures en handelingen. de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk heeft er, mede om die reden, voor gekozen de gehele inhuur van externen te laten verlopen via een Inhuurdesk. Dit biedt aan zowel de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk als leveranciers veel voordelen.

U kunt zelf in het systeem uw factuur aanmaken. Dit doet u nadat u uw gewerkte uren heeft ingevoerd èn deze zijn geaccordeerd door de verantwoordelijke manager van de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk. U factureert uitsluitend de geleverde diensten tegen het overeengekomen tarief bij gunning.

Op het moment dat u de factuur voor gewerkte uren aanmaakt, wordt automatisch een factuur namens Staffing MS gegenereerd. Deze factuur geeft de inhouding weer die Staffing MS in rekening brengt voor de door hen geleverde diensten. De betalingen van uw factuur voor de geleverde diensten aan de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk vindt plaats onder verrekening van de factuur van Staffing MS. Met andere woorden: Staffing MS brengt de vergoeding voor de door hen geleverde diensten in mindering op de uitbetaling van uw factuur. U kunt beide facturen (die betreffende de door u gewerkte uren en die van Staffing MS) in pdf opslaan en printen voor uw eigen administratie.

De voordelen van de inhuurdesk voor u als leverancier zijn:
- er ontstaat een transparante markt met inzicht in vraag en aanbod;
- u kunt zonder complexe aanbestedingen direct in aanmerking komen voor een opdracht;
- u heeft altijd rechtstreeks een contract met de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk zonder tussenkomst van intermediairs;
- u bent altijd in beeld bij de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk, u ontvangt altijd alle relevante aanvragen.

Het inhuurproces wordt sterk vereenvoudigd doordat:
- u als leverancier slechts één keer uw gegevens hoeft in te voeren;
- u direct alle aanvraag- en beoordelingscriteria ziet;
- er sprake is van een eenduidig en transparant selectieproces;
- er altijd terugkoppeling inzake gunning of afwijzing plaatsvindt;
- de facturering eenvoudig en snel geregeld is.

Deze voordelen kunnen alleen worden gerealiseerd door het in werking stellen van een actuele Inhuurdesk waarbij het gehele (administratieve) proces soepel, professioneel en efficiënt is geregeld. Hierbij heeft de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk bewust de keuze gemaakt dit proces uit te besteden aan een externe partij (Staffing MS). Omdat de werkzaamheden van de Inhuurdesk noodzakelijk zijn om inhuur ook in de toekomst op een verantwoorde wijze te organiseren en de Inhuurdesk ook voor u als leverancier voordelen biedt, wordt de leveranciers een administratiefee in rekening gebracht.

De fee die u als leverancier betaalt, betaalt u aan Staffing MS. Zij dekken uit deze fee de kosten voor het administratieve proces dat nodig is om de Inhuurdesk te laten draaien. Hierbij moet u denken aan administratiekosten, ICT-kosten en licentiekosten. Ook is er een helpdesk waar u als leverancier terecht kunt voor support en ondersteuning.

Betaalkalender

Uren, facturen en uitbetalen
Houdt u aan de betaalkalender voor tijdig uitbetaling!

Via de inhuurdesk wordt maandelijks gefactureerd aan de opdrachtgevers. Alleen opdrachten waarvan de uren van de gehele maand zijn goedgekeurd worden gefactureerd. Om te zorgen dat de leveranciers tijdig worden uitbetaald zijn de volgende stappen nodig.

A) Zorg dat voor aanvang van de opdracht alle gegevens compleet zijn:

  • 1. Opdracht accepteren: De manager en leverancier moeten beiden de opdracht in het systeem accepteren.
  • 2. Digitaal dossier; de leverancier moet tijdig de gevraagde documenten accepteren en uploaden. Als het dossier niet compleet is kunnen er geen uren worden geregistreerd.
  • 3. Leveranciersgegevens; Voor opstellen van de facturen dienen alle noodzakelijke gegevens zijn ingevuld (facturatie,- en bankgegevens).

B) Zorg voor tijdige urenregistratie en accordering
Als de opdracht is begonnen moeten de uren worden geregistreerd en goedgekeurd, voordat er een factuur kan worden opgemaakt. Om zorg te dragen voor tijdige uitbetaling is het van belang dat de betrokkenen zich houden aan de aangegeven betaalkalender voor de volgende stappen:

  • 1. Registreren uren; als flexkracht of leverancier bent u verantwoordelijk dat u uw uren tijdig en wekelijks online registreert. Dit moet zo snel mogelijk na afsluiting van de week worden gedaan (uiterlijk de maandag na afsluiting van de week).
  • 2. Accorderen van de uren; De manager is verantwoordelijk tijdig de uren te accorderen. Dit bij voorkeur wekelijks direct nadat deze bij de manager zijn geaccordeerd.

Voor de opdrachten waarvan alle uren voor de betreffende maand zijn goedgekeurd, zet de inhuurdesk de facturen klaar. De uren zullen dan de status verwerkt krijgen. De leverancier moet de factuur controleren en voor de koppeling met zijn administratie een eigen factuurnummer invoeren.

Na ontvangst van de facturen betaalt de gemeente binnen 30 dagen uit. De inhuurdesk streeft er naar om dit te verkorten, zodat leveranciers de factuur van maand x binnen één maand krijgen uitbetaald.

Om dit te realiseren moeten alle betrokkenen zich aan de onderstaande betaalkalender houden.

Betaalkalender 2017

Hoe werkt de inhuurdesk?

De Inhuurdesk biedt iedere leverancier gelijke kansen op het verkrijgen van een opdracht, die door de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk wordt gepubliceerd. Deelname aan de Inhuurdesk betekent dat u deelneemt aan aanbestedingstrajecten. Via het (digitale) inschrijfformulier kunt u zich (als gegadigde) inschrijven voor onze Inhuurdesk. U geeft hierbij aan voor welke vakgebieden u de offerteaanvragen wilt ontvangen. Na bevestiging van uw account ontvangt u per e-mail nieuwe offerteaanvragen. Na inloggen vindt u een uitgebreide omschrijving van de offerteaanvraag, de gunningcriteria en de procedure. Bij interesse kunt u een offerte indienen. Uw offerte wordt door de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk beoordeeld. U ontvangt per e-mail een afwijzing of een uitnodiging voor een kennismaking.

Staffing MS brengt u als leverancier een fee in rekening. Deze fee wordt ingehouden op het bedrag dat u van de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk ontvangt. Staffing MS dekt uit deze fee de kosten voor het administratieve proces dat nodig is om de Inhuurdesk te laten draaien. Hierbij moet u denken aan administratiekosten, ICT-kosten en licentiekosten. Lees meer over deze fee bij de vraag Waarom wordt er door de Inhuurdesk een fee in rekening gebracht?

Waar kan ik vragen stellen over de procedure/opdracht?

Bij iedere offerteaanvraag heeft u de mogelijkheid om vragen te stellen. Dit doet u digitaal.Telefonisch wordt geen informatie verstrekt . De antwoorden op alle gestelde vragen worden per opdracht gepubliceerd via het platform van de Inhuurdesk. Op deze manier kunnen wij garanderen dat iedere leverancier toegang heeft tot dezelfde informatie. Een aantal dagen na publicatie van de offerteaanvraag wordt de mogelijkheid tot het stellen van vragen gesloten. De exacte sluitingsdatum voor het stellen van vragen vindt u bij de offerteaanvraag. Na deze datum is het niet meer mogelijk om vragen te stellen.

Ik heb mijn offerte niet op tijd kunnen indienen, wat kan ik doen?

Indien de termijn voor het indienen van offertes is verstreken, kunt u geen offertes meer indienen. Wij kunnen hier helaas geen uitzondering op maken.

Wanneer krijg ik een reactie op de door mij ingediende offerte?

Bij de opdrachtinformatie treft u een planning met daarin de verwachte datum van de terugkoppeling. Wij stellen u via e-mail op de hoogte van de gunning of afwijzing.

Wanneer en hoe wordt de uiteindelijke gunning bekend gemaakt?

Alle uiteindelijke gunningen worden openbaar gepubliceerd op de Inhuurdesk website.

Wat gebeurt er na gunning?

Na gunning wordt de opdracht in de digitale omgeving van de Inhuurdesk ingevoerd. U dient de opdracht online te accepteren en eventuele vereiste documenten te uploaden en/of voorwaarden te accepteren. Na acceptatie kunt u opdrachturen registreren. Dat gebeurt in de digitale omgeving van de Inhuurdesk. De opdrachtgever dient de uren te accorderen voordat u de factuur online kunt opmaken en indienen via de Inhuurdesk. Wanneer u uw factuur in het systeem opmaakt, maakt het systeem gelijktijdig een factuur aan voor de dienstverlening van de Inhuurdesk.

Hoe vraag ik mijn Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan?

Zowel vaste als externe medewerkers dienen een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen aan de gemeenten. Voor externen geldt bij inhuur langer dan drie maanden dat een VOG is vereist. Na gunning dient u een (ingevuld) aanvraagformulier bij uw leidinggevende (of direct bij de afdeling P&O) binnen de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk op te vragen. Met dit aanvraagformulier kunt u bij uw eigen gemeente een VOG aanvragen. Voor de aanvraagprocedure bij uw eigen gemeente dient u rekening te houden met een periode van 4 tot 6 weken. Indien 6 weken na aanvang van de opdracht geen VOG is overlegd aan de inhuurdesk, wordt de betaling van nieuwe facturen uitgesteld en is de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk gerechtigd de opdrachtovereenkomst te beëindigen. Voor enkele functies is een VOG voordat de werkzaamheden aanvangen vereist, hierover wordt u tijdens het intakegesprek geïnformeerd.

Hoe verloopt de betaling van de factuur?

De Inhuurdesk heeft voor de betalingen aan de leverancier een kassiersfunctie. Nadat de leverancier zijn factuur in de omgeving van de Inhuurdesk heeft opgesteld, levert de Inhuurdesk de opgemaakte factuur voor de verrichte opdracht(en) aan bij de opdrachtgever (de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk). De facturen staan op naam van de leverancier in het gewenste factuurformat van de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk. de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk stelt het geld aan de Inhuurdesk beschikbaar voor de betaling aan de leveranciers. Zodra dit gebeurt, draagt de Inhuurdesk binnen drie (3) werkdagen zorg voor de betalingen aan de leverancier. Bij betaling aan de leverancier wordt de factuur van de inhuurdesk direct in mindering gebracht.

Klachtenprocedure

Een klacht?
De inhuurdesk wordt beheerd door Staffing Management Services. Staffing MS ondersteunt diverse organisaties bij de inhuur van flexibele arbeid. Hierbij worden jaarlijks zo’n 2000 professionals over het platform van Staffing MS ingehuurd. De medewerkers van Staffing MS doen dit met kennis van zaken, vol enthousiasme en volgens afspraak met de opdrachtgever. Een goede dienstverlening staat voorop, Staffing MS streeft naar een optimale klanttevredenheid van opdrachtgever, interim professionals en leveranciers. En in de meeste gevallen is dat ook zo. Er kunnen echter situaties ontstaan waarin u vragen en/of problemen heeft of dat u ontevreden bent over de dienstverlening.

Vragen en problemen
Een eerste stap bij vragen en probleem is contact opnemen met onze afdeling support. De support afdeling is er om opdrachtgever, interim professionals en leveranciers te ondersteunen bij het gehele inhuurproces van aanvraag t/m uitbetaling. Uw vraag of probleem wordt in ons ticketsysteem geregistreerd, opgelost. Indien uw vraag of probleem niet adequaat is afgehandeld, kunt u gebruikt maken van onze klachtenprocedure.

Hoe dient u een klacht in?
U kunt uw klacht schriftelijk of per e-mail (klacht@staffingms.com) indienen bij:
Kwaliteitsmanager van Staffing Management Services
Postbus 61216, 3002 HE Rotterdam
Er wordt binnen 2 werkdagen door de kwaliteitsmanager een ontvangstbevestiging van de klacht gestuurd. De ontvangstbevestiging bevat naast de geregistreerde klacht ook de informatie over de wijze van afhandeling.

De gang van zaken na ontvangst van uw klacht
In eerste instantie zal de leidinggevende van de afdeling support worden betrokken om de klacht in behandeling te nemen. Deze neemt zo snel mogelijk contact op met de indiener van de klacht om tot een gepaste oplossing te komen. Staffing MS streeft ernaar om de klacht binnen twee weken na ontvangst te hebben afgehandeld. Nadat een klacht is afgehandeld wordt dit altijd m.b.v. een afhandelingbrief/mail kenbaar gemaakt aan de indiener en de kwaliteitsmanager. Als u bezwaar heeft tegen de wijze waarop de leidinggevende de klacht heeft afgehandeld, kunt u na ontvangst van de afhandelingsbrief/mail alsnog contact opnemen met de kwaliteitsmanager.

Wat betekent het nieuwe dynamisch aankoopsysteem (DAS) voor de inhuur van personeel?